8 800 550 54 53

Прием звонков: с 09:00 до 21:00 (мск).

Без выходных.

Заказать

Прием заказов:

круглосуточно.

Как добиться продуктивности собрания

Статья создана: , обновлена:

Регулярные собрания

Еще будучи ребенком, вы узнали неприличные слова, которые ни в коем случае нельзя употреблять дома или в обществе. А когда выросли, вы познакомились еще с одним нехорошим словом, которое, тем не менее, широко используют даже воспитанные люди. Это слово - «собрание». Услышав его, любой сотрудник, независимо от уровня образования и занимаемой должности, начинает морщиться, фыркать и даже припоминать слова, которые еще в детстве ему строго-настрого запретили произносить вслух. Как думаете - почему?

Думаю, вы, как и многие другие, наверняка посетили в своей жизни множество собраний, которые оказались не только непродуктивными, но и, как бы это помягче сказать, бессмысленными. Каждое такое собрание надолго портило вам настроение - было жаль потраченного времени.

Но теперь, когда вы сами стали руководителем команды, какой ключевой механизм вы будете использовать, чтобы наладить работу команды? Собрания! Как я уже говорил ранее, регулярные собрания отличают рабочие группы, называющиеся командами, от обычных рабочих групп. Если вы хотите, чтобы работа команды была эффективной, вашим коллегам придется регулярно встречаться. О, ужас!

А теперь хорошая новость. Работая с командой, вы можете превратить эти наводящие скуку мероприятия в нечто эффективное, позитивное, нужное и даже желанное! Все, что от вас требуется, - это передать другим навыки, которым вы научитесь в этой статье, и самому практиковать их как можно чаще.

Почему некоторые собрания выводят из равновесия

Прежде чем внедрять новые технологии повышения эффективности командных собраний, попытайтесь вспомнить, что именно вам не нравилось в обычных собраниях, почему вы считали, что это просто трата времени. В этой статье рассматриваются все причины, по которым собрания оказываются бессмысленными, - это «ловушки», которых следует всеми силами избегать. В нашем случае под «собранием» мы будем понимать формальную встречу четырех или больше людей.

Две ошибки, способные уничтожить даже саше перспективное собрание.

Среди всех ошибок и промахов, связанных с проведением собраний, есть две самые страшные. Я думаю, что их следует рассмотреть отдельно и достаточно подробно.

Ошибка 1. Не определена четкая цель (или смысл) встречи

Зачем мы собрались? Чего хотим добиться? Ответы на эти вопросы и определяют цель собрания. Частенько созываются собрания без четко заявленной цели. И, как ни странно, люди все равно на них приходят!

Сам по себе факт, что со дня последнего собрания прошло уже много времени, - еще не повод для проведения нового собрания. Необходимость поставить в ежедневнике «галочку» - не причина собираться и сообща убивать время. Желание обсудить новые идеи - недостаточное основание для собрания. Если вы собрали команду и мило поболтали, это еще не значит, что вы провели собрание. Главное отличие собрания от всех прочих мероприятий - наличие ясного и однозначного ответа на вопрос: чего вы хотите добиться, собирая сотрудников вместе?

Основа продуктивного собрания - это четко определенная цель. Если участники не понимают цели собрания или считают его ненужным, то пользы от него ждать не приходится. Поэтому когда единственная цель встречи - обсуждение последних новостей или передача информации, собрания можно максимально сократить или (еще лучше) заменить другими способами общения, например размещением объявления и рассылкой по электронной почте. Это намного эффективнее, чем односторонняя передача информации в форме монолога.

Команды действуют намного результативнее, когда проводят рабочие собрания. Ниже в этой статье я расскажу, как этого добиться.

Ошибка 2. Отсутствие структурированного плана

Письменный план играет роль руководства к действию, он организует и направляет процесс общения на достижение цели собрания. Пару наспех набросанных фраз нельзя считать структурированным планом. Начинать собрание с вопроса: «Ну, коллеги, что будем обсуждать?» недопустимо. А то, что происходит обычно, я имею в виду шум, гам, светские разговоры и перепалку, уж точно нельзя назвать собранием, проводимым по структурированному плану.

Сколько собраний, которые вы посетили, не имели структурированного плана? По моему опыту, больше половины всех групповых собраний, особенно собраний менеджеров, проводятся безо всякого плана. И тем не менее, люди на них приходят!

Без структурированного анализа поддерживать фокус внимания и добиться эффективности собрания крайне сложно. У собрания нет четко определенного русла, и когда под действием эмоций или других факторов возникают хотя и важные, но не значимые для цели встречи вопросы, процесс обсуждения легко отклоняется от конечной цели и смысла собрания. Проводить собрание без плана - все равно что строить здание без архитектурного проекта: попробуй разберись, что к чему.

Какие факторы приводят к провалу собраний

Отсутствие четкой цели и плана - вот две причины, делающие собрание непродуктивным. В действительности их намного больше. На своих семинарах я прошу группу перечислить факторы, делающие собрания непродуктивными, и обычно за несколько минут их набирается не меньше десятка. Вы тоже можете проделать это упражнение со своей командой и сравнить результаты с приведенным списком.

Плохой фасилитатор (или его отсутствие). Никто не управляет процессом проведения собрания (эту роль должен исполнять фасилитатор) либо руководитель настолько пассивен, что его как будто и нет. В результате собрание превращается в пустую болтовню.

Собрание начинается с опозданием. Если встреча начинается позже запланированного времени, то группе хочется закончить все побыстрее, и собрание превращается в пустую формальность. Сам факт, что собрание начинается с опозданием, заставляет сотрудников думать, что их не слишком уважают и что в данной компании можно транжирить рабочее время.

Собрание неоправданно затягивается. Собрания с необозначенными временными рамками - хороший повод превратить деловую встречу в светский раут, на котором коллектив разбивается на «группы по интересам», или в стихийный митинг, когда длинные монологи только испытывают терпение участников. Специалисты отмечают, что чем длиннее собрание, тем меньше от него пользы.

Отсутствие ответственных людей

Отсутствие нужных людей. Это означает, что людей, которые отвечают за выполнение работы или принятие решений, на собрании нет. Иногда они объявляют о том, что не придут, в последний момент, а иногда и вовсе отсутствуют без объяснений. В результате группа работает не так интенсивно, как могла бы, ведь она знает, что в ближайшем будущем придется собираться снова по тому же поводу.

Присутствие ненужных людей. «Кто его вообще сюда пригласил?» - мысленно спрашивают себя сотрудники, выслушивая длинные бессмысленные речи, не относящиеся к делу рассуждения и неквалифицированное мнение по любому поводу. Как правило, ответа на этот вопрос они не получают.

Бесконечные дискуссии

Безрезультатные дискуссии. Некоторые группы умудряются часами обсуждать самые пустяковые вопросы, потому что не умеют вовремя прекратить дискуссию, резюмировать сказанное и принимать решения. В результате возлагаемые на собрание надежды не оправдываются, а излишние эмоции утомляют группу и лишают ее желания вообще что-либо обсуждать.

Пересмотр старых проблем. На некоторых собраниях все время всплывают старые, уже решенные вопросы - только потому, что когда-то эти решения не были зафиксированы письменно или о них не оповестили всех сотрудников. Посещение собраний, где раз за разом обсуждаются одни и те же вопросы, это даже хуже, чем несколько раз перечитывать скучную книгу, и вопрос «Ну, сколько же можно?!» невольно приходит в голову и самым терпеливым участникам.

Собрание монополизируют один или два человека. Они говорят без остановки и, по сути, превращают коллективное собрание в театр одного актера. Остальные участники не могут вставить в разговор ни слова и, в конце концов, начинают чувствовать, что их мнение никого не интересует, а это сильно снижает мотивацию.

«Жужжащие» собрания (никто никого не слушает). Встречи, во время которых присутствующие постоянно переговариваются, перешептываются и передают друг другу записки, расхолаживают тех участников, которые хотят работать над поставленной задачей и не терять фокуса внимания.

Потеря фокуса внимания из-за неактуальных для данного совещания тем. Это типичная проблема собраний без структурированного плана, потому что в этой ситуации участники легко отвлекаются от главной цели и переходят к обсуждению важных, но не относящихся к делу вопросов.

Обсуждение вопросов, незначимых для большинства участников. Некоторые собрания не имеют смысла, потому что посвящены задачам, значимым лишь для нескольких людей. Все остальные сидят «на скамье запасных» и гадают, зачем их сюда пригласили.

Обсуждение личных вопросов. На общих собраниях всегда найдутся желающие рассмотреть вопросы личного характера, которые следует обсуждать не на деловой встрече, а тет-а-тет. Выслушивание таких дискуссий, особенно если они касаются щекотливых тем, нередко вгоняет в краску остальных участников собрания.

Неподготовленность к проведению собрания

Неподготовленные участники совещания препятствуют движению всей группы к цели собрания. Их объяснения и извинения ничего не меняют - они тратят драгоценное время других людей.

Пассивное присутствие. Некоторые люди приходят на совещания, потому что их пригласили, но этим и ограничиваются. Они тихонько сидят, пьют кофе, никому не мешают, но и не помогают, а когда интересуются их мнением или просят предложить новую идею, предпочитают отмалчиваться. От них попросту нет никакого толку. Пассивное присутствие снижает продуктивность совещания.

Размножьте этот (или составленный вашей командой) список ловушек и раздайте своим коллегам - так вы сможете избежать многих проблем и повысить производительность собраний.

Дополнительная информация по теме

Как повысить производительность команды

В статье приводятся положения, которые позволят руководителю команды повысить ее производительность

Как провести эффективное собрание

Статья рассказывает о том, как правильно проводить совещания для эффективного принятия решений

Как создавать прозрачные изображения

Рассмотрим случай, когда требуется сделать прозрачным фон уже готового рисунка при помощи программы Adobe Photoshop

Как оградить себя от опасности в интернет

Статья о том, что может произойти, если личные данные, оставленные в интернет, попадут в чужие руки

Ссылка для обмена:

Ссылка для форума:

Ссылка для сайта:

Есть вопросы, замечания, дополнения? Пишите в комментариях.
Заказать тексты для сайта (онлайн форма) - цена от 60 рублей, срок 24 часа
собрание, цель, план

Страница: Как добиться продуктивности собрания

Дата публикации: 2011-11-24 21:31. Последние изменения: 2015-07-29 11:58

наверх