8 800 550 54 53

Прием звонков: с 09:00 до 21:00 (мск).

Без выходных.

Заказать

Прием заказов:

круглосуточно.

Система контроля субподрядчиков проектов

Страница создана: , обновлена:

Контроль и управление проектами

Управление проектами в сфере информационных технологий естественно связано с полной ответственностью перед заказчиком. Удивительно то, что некоторые менеджеры проектов пытаются оправдать собственную некомпетентность и не профессионализм, указывая на недобросовестных исполнителей. В этом нет никакой логики - заказчик работает только с вами, ваши субподрядчики ему неизвестны и неинтересны. Поэтому если вы говорите заказчику:

«Меня подвели и подставили, я не виноват»

то сразу же поставите крест на своей репутации как менеджера.

Следует запомнить одно правило и навсегда уяснить, что один отрицательный отзыв в Интернет перечеркивает все положительные. Это именно та «ложка дегтя» которая портит всю бочку меда которую возможно вы собирали не один год. Стоит отметить такой же эффект касается и стороны заказчиков. Когда заказчик вам говорит, что извините меня банк подводит или у инвестора проблемы пока нет денег на оплату услуг фрилансеров, то с таким заказчиком смело можно прекращать дальнейшую работу. С кем общались с тем и решайте проблему. Именно тот работник, с которым разговариваете и должен решать все проблемы и перекладывание проблемы на другого мягко говоря высшая мера проявления неуважения к оппоненту по проекту.

Поэтому, если вы нанимаете субподрядчиков без тщательного отбора и не контролируете ход выполнения проекта, то рискуете своим главным капиталом - репутацией в Интернет. Даже если вы провели тщательный отбор субподрядчика, получили о нем массу положительных рекомендаций и так далее. Залогом успешного выполнения проекта является жесткая и функциональная система контроля. Отсутствие контроля субподрядчиков, рано или поздно ведет к реструктуризации или ликвидации. Так что не стоит тянуть до этого неприятного момента.

Этапы внедрения системы контроля

Процесс внедрения системы контроля состоит из следующих этапов:

  • презентация системы контроля для субподрядчика, достижение договоренности;
  • прием и сортировка отчетов;
  • анализ отчетности;

Взаимодействие с субподрядчиками строится на добровольной, договорной основе, не стоит заблуждаться и думать, что статус заказчика предоставляет вам особые привилегии. В общении должна превалировать вежливость и деловой этикет, особенно если это касается внедрения системы контроля. Фрилансеры - изначально свободолюбивые работники, поэтому от формы презентации системы контроля зависит ее успешное внедрение. Субподрядчику должны быть максимально понятны условия сотрудничества. Он должен видеть взаимную ответственность и осознавать серьезность данной системы. В качестве образца для презентации системы контроля можно использовать следующий шаблон:

Здравствуйте.

Ввиду географической удаленности, а также для формирования результативной схемы взаимодействия, обязательным условием нашего сотрудничества является регулярная отчетность. Если вы принципиально против регулярных и достоверных отчетов о проделанной работе, то наша совместная работа невозможна.

Для того, чтобы данный процесс происходил с максимальным комфортом, я подготовил типовой бланк и несколько вопросов. Пожалуйста, ознакомьтесь с типовым бланком отчета, а также ответьте на указанные ниже вопросы:

  • Какая регулярность отчетности является для вас оптимальной?
  • В какое время суток вы планируете отправлять бланки отчетов?
  • Используете ли вы на данный момент собственную систему отчетности?

Типовой бланк отчета находится в прикреплении к данному письму.

С наилучшими пожеланиями.

Обратите внимание на форму и стиль письма - оно подчеркивает, что вы категорически отказываетесь работать с субподрядчиками, не ведущими отчетность, но при этом вы достаточно либеральны, чтобы выработать удобный график отчетности.

Типовая форма системы контроля

Возможно, некоторые менеджеры посчитают введение строгой системы контроля излишним шагом - сковывающим творческие возможности субподрядчика. В данном случае следует ясно понимать, что сложно отчитываться тому, кто ничего не сделал и наоборот - профессионал гордится своей работой, и с удовольствием будет писать вам все подробности ее выполнения. Тем более, если вы сразу предложите понятную форму типового бланка, пример которого приведен ниже:

Отчет №1, от 14.04.07

(введите полное название проекта)

Дата получения технического задания:

введите данные

Принятый срок окончания работ: введите данные

Отклонение от принятого графика:

введите данные

Выполнено:

Укажите работы, которые были выполнены в соответствии с принятым техническим заданием, используя следующую форму:

Дата Задание Комментарий
14.07.04 Добавить в раздел «Наши работы» информацию о сайте www.отличный_сайт.ru Задание выполнено полностью и готово к приемке-передаче работ.

Текущие работы:

Укажите задания, в соответствии с принятым техническим заданием, работа по которым ведется в данный момент, используя следующую форму:

Дата Задание Комментарий Окончание работ
14.07.04 Оформить раздел «3D анимация» в стиле раздела «Наши работы»

Задание выполнено на 40 процентов:

  • подобраны ключевые слова и составлены описания
  • сформирована HTML структура содержания раздела
15.07.04

Планируемые работы:

Укажите задания, в соответствии с принятым техническим заданием, работа по которым планируется к выполнению после завершения блока текущих работ, используя следующую форму:

Дата Задание
14.07.04
  • Сформировать цепочку файлов аналогичную разделу «Наши работы»: 3dworks.php » templ/3dworks.tmpl » incs/3dworks.php
  • Изменить ссылку в меню на 3dworks.php

Комментарии и предложения:

Введите дополнительную информацию

Приведенная форма начинается с простой фиксации сроков - это больше необходимо для самого субподрядчика, так как у него создается впечатление, что вы предоставляете ему возможность отслеживать выполнение работ по согласованному календарному графику. Он никак не может изменить дату выдачи технического задания или принятую дату окончания работ, так как знает, что у вас находятся идентичные копии документов и все данные проверяются.

Указание сроков направлено на достижение только одной цели, в случае срыва сроков - субподрядчик самостоятельно будет отслеживать опоздание от графика, фактически подтверждая невыполнение условий первоначального договора - это психологический прием, который избавит вас от потенциальной необходимости «доказывать вину» субподрядчика.

Примечание:

Естественно, что в конфликтных ситуациях, особенно в бизнесе, виновная сторона старается максимально снизить свою ответственность, иногда данное желание берет верх над здравым смыслом. Введение системы контроля, в первую очередь структурирует рабочий процесс, но также предотвращает искажение фактов и выдвижение ложных обвинений. И хотя описанная выше схема отбора субподрядчиков почти наверняка исключает возможность сотрудничества с психически неуравновешенными людьми, следует всегда быть готовым к последовательному доказательству собственной позиции на основе фактов.

Система контроля и презентация ее

Следующая фаза первого этапа, это презентация системы контроля для субподрядчика и достижение договоренностей. Результат, это получение ответа от субподрядчика. Фактически в его ответе вас будет интересовать всего несколько вопросов:

  • готов ли субподрядчик к введению системы контроля?
  • в какое время суток вы будете получать отчет?

Данные вопросы могут быть предметом переговоров. Потому что, в любом случае, последнее слово по таким вопросам как «регулярность отчетности» и «используемая субподрядчиком система контроля выполняемых работ» всегда остается за вами. Поэтому если ответы на данные вопросы вас не удовлетворяют - объясните, что предложенный им вариант не может быть принят и что данный проект может быть передан к работе только на приведенных вами условиях. Но как я уже говорил - не превращайтесь в «офицера СС» - в добровольном и взаимовыгодном сотрудничестве это неприемлемо.

Важным моментом является прием и хранение отчетов - отчеты должны быть в едином формате (Word, PDF и так далее), иметь стандартизированные наименования (например, Отчет.Дата.Краткое наименование проекта), храниться с специально выделенной папке проекта (например, reports).

Излишне говорить о ценности данной информации, способах ее хранения, но следует обратить внимание на график получения отчетов. Вся суть системы контроля работы над проектами, состоит в ее систематичности и беспрекословном исполнении, поэтому если субподрядчик не выполняет свои обязательства по предоставлению своевременного отчета - это повод для поиска замены.

Даже единственный срыв, по любым уважительным причинам (про уважительные причины будет написано далее) - это прецедент невыполнения обязательств.

Данный случай должен быть оговорен заранее в обязательном порядке - субподрядчик должен четко понимать последствия пренебрежения системой контроля работ и быть согласен с установленными штрафными санкциями.

Штрафные санкции по системе

Когда речь заходит о штрафах, для вас наступает момент истины - у безответственного субподрядчика нет денег, нет репутации и точно нет желания платить вам какие-то «штрафы» (объем которых, в большинстве случаев взят «с потолка»). Поэтому говорить о каком-то материальном возмещении ваших убытков не приходится (только если вы не используете так называемый траст), однако вы сможете максимально сократить риск сорвать сроки проекта, а сервис безопасного проведения сделки застрахует вас от материальных потерь. И опять же, не стать жертвой искажения фактов субподрядчиком в случае конфликтной ситуации.

Обязательство отправлять регулярные отчеты должно быть четко прописано в договоре, который вы заключаете с субподрядчиком или подкреплено получением от субподрядчика письменного согласия.

Многие из нас не терпят «бумажной работы» и не способны систематически придерживаться принятого графика, поэтому если вы сомневаетесь в своей способности следовать принятым вами же правилам - лучше не тратьте время на разработку и внедрение системы контроля работ над проектами. Потому что политика выборочного исполнения превращает любую систему в очередную бюрократическую пиявку.

Признаки надвигающегося кризиса

Принято считать, что отчеты субподрядчиков в большинстве случаев искажают факты, в пользу заинтересованной стороны. Это также природная черта человека, которая особенно остро проявляется при работе с дистанционно удаленными работниками. Поэтому, работая дома, следует научиться определять истинное положение вещей, так как от этого умения зависит сможете ли вы предупредить надвигающийся кризис. К счастью поведение людей достаточно стандартно, поэтому вы можете выявить проблемы по следующим простым признакам:

Субподрядчик нарушает график отчетности или его отчеты содержат общие фразы, не подкрепленные результатами, которые можно проверить

Первым делом ищите в отчете фразы вроде «реструктуризация движка», «расширение функциональности», «универсальность использование», «внедрение новых технологий». Возможно, работа действительно ведется - тогда это можно проверить по промежуточным результатам. Например, субподрядчик утверждает, что он уже «разработал новый механизм навигации и теперь осталось только наладить общую работу основных блоков движка» - попросите показать разработанную навигацию в работе. Если в ответ субподрядчик начнет отказываться от немедленного тестирования или после вашего настойчивого требования все-таки покажет очевидно недоделанный продукт - смело ищите другого субподрядчика.

Субподрядчик не выходит на контакт в оговоренные часы

Если после первых признаков, однотипные отчеты, общие заверения и отсутствие промежуточных результатов, вы начинаете активно спрашивать о ходе работ, субподрядчик просто устает «придумывать» ответы, его терзает совесть и он твердо решает доделать задачу и презентовать ее, а пока что сделать перерыв на переговоры. Однако, он так и не может собраться с силами - работа стоит и время истекает. В конце концов, из-за стресса, вызванного собственной ленью он сдается и, так и не выйдя на контакт, пропадает.

После запроса промежуточных результатов у субподрядчика резко отключают Интернет и электричество во всем городе, на срок более, более чем одни сутки

На самом деле ничего не сделано, вообще ничего. И главная причина - субподрядчик никак не может начать работать, каждый день он просматривает почту, форумы, блоги - тусуется. И каждый день обещает себе, что работа не сложная, он талантливый и сможет сделать ее за срок в пять или в десять раз меньший, чем указал для вас.

Запомните, если вы получили отчет, в котором говорится о выполнении блока промежуточных работ, затребуйте эти работы в полном объеме. В требовании обязательно укажите, что промежуточные результаты должны быть переданы немедленно, независимо от «отсутствия электричества» или «плохой работы Интернета», а также со всеми рабочими пометками. Если ваше требование будет не выполнено - никакой работы сделано не было.

Субподрядчик сообщает о форс-мажорных обстоятельствах

После серьезного отклонения от графика, субподрядчик неожиданно сообщает о форс-мажорных обстоятельствах и тут вы должны быть предельно осторожны. Потому что форс-мажор - это причина, которая не проверяется и не подвергается сомнению. Скорее всего, вы получите краткое сообщение, похожее на телеграмму: «Тяжелые проблемы в семье, срочно нужно ехать в другую страну, вернусь через неделю и сразу сдам работу. Извините, но сами понимаете.». В 99% случаев, если форс-мажор случается уже после выявления неспособности закончить проект в срок - никакого форс-мажора нет, вас низко обманывают, играя на вашем сочувствии. Несмотря на кажущуюся трагичность ситуации, вам нужно принять однозначное решение о смене субподрядчика иначе проект будет провален (причем независимо от того правда это или ложь).

В таких ситуациях важно уметь «меняться местами», представьте, что у вас форс-мажор, украли все деньги, и вы сообщаете об этом субподрядчику в середине проекта.

Будет ли он тратить время на проект, если не уверен в оплате?

Никогда не смешивайте деловые отношения и личные эмоции, так как они не совместимы.

За несколько дней до сдачи проекта, субподрядчик просит перенести сроки приемки

Как только вам приходит просьба об изменении даты приемки проекта, в срочном порядке затребуйте всю выполненную работу на данный момент - это Ваше полное право. Причем если заключался договор, застрахованный сервисом безопасных сделок - субподрядчик обязан предоставить вам все материалы в виде «исходников».

Если вы работаете по схеме «оплата по факту» - он обязан выложить все наработки на собственный сервер. Если требование не выполняется - субподрядчик провалил проект и пытается выиграть время, чтобы успеть слепить за пару дней кривую версию и дорабатывать ее еще в течение нескольких месяцев.

Это короткий перечень причин часто возникающих при работе с субподрядчиками (фрилансерами) в Интернет.

Удачи и не давайте себя в обиду

Дополнительная информация по теме

Субподрядчик и прием проектов

Описание приемов и методов как нужно принимать проекты у субподрядчиков, чтобы получить качественный результат работы

Как подбирать субподрядчиков в Интернет

Описание как правильно и по каким критериям подбираются субподрядчики в Интернет, чтобы заказ был выполнен качественно

Техническое задание для субподрядчика

Описание как составлять правильно техническое задание для субподрядчика, чтобы самому потом не проиграть и не быть обманутым

Устройство микропроцессоров

Статья описывает микропроцессоры и предлагает графическую схему устройства микропроцессоров разных типов в компьютерной технике

Ссылка для обмена:

Ссылка для форума:

Ссылка для сайта:

Есть вопросы, замечания, дополнения? Пишите в комментариях.
Заказать тексты для сайта (онлайн форма) - цена от 60 рублей, срок 24 часа
субподрядчик, заказчик, подрядчик

Страница: Система контроля субподрядчиков проектов

Дата публикации: 2011-07-03 21:35. Последние изменения: 2017-06-04 16:35

наверх